O processo de prestação de contas de prefeituras e entidades que mantêm convênio com o Governo do Estado está ganhando mais praticidade e economia graças à utilização do módulo de peticionamento eletrônico do SEI Bahia, o sistema informatizado de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo Estadual.
Disponível para vários tipos de processos que tramitam hoje no SEI Bahia, o módulo de peticionamento permite que usuários externos ao Estado – como fornecedores e estudantes das universidades estaduais - possam intervir diretamente no sistema para iniciar requerimentos, solicitar vistas em processos, demandar informações ou juntar documentos aos autos.
No caso dos processos de prestação de contas, a funcionalidade vem possibilitando que a inserção dos documentos seja realizada diretamente pelos representantes de prefeituras, instituições filantrópicas, fundações e outras entidades.
Projeto Primeiro Emprego - A primeira experiência do gênero foi realizada pela equipe do Projeto Primeiro Emprego (PPE), em sua vertente de ocupação formal do espaço público, que é gerenciada pela Secretaria da Administração do Estado da Bahia (Saeb).
Coordenadora do PPE na Saeb, Marta Mascarenhas conta que, em 2016, quando o projeto foi iniciado, o setor precisava de cinco grandes armários para armazenar os processos de prestação de contas, antes do envio ao Arquivo Público do Estado. Só em um mês, um único processo de prestação de contas podia ter 50 volumes, com centenas de páginas cada.
Em 2018, com a implantação do SEI Bahia, veio a primeira mudança. Os documentos passaram a ser enviados pelas fundações que executam os serviços do projeto por e-mail, e a coordenadora ficava responsável por conferi-los e organizá-los como processo, no sistema eletrônico. Mas o aprimoramento definitivo veio em novembro de 2023, com o módulo de peticionamento. “Além de otimizar o nosso trabalho, a ferramenta nos permitiu responsabilizar as fundações de forma mais direta pelos documentos que integram o processo e que visam comprovar de forma detalhada os uso dos recursos públicos”, revela Marta.
Outras experiências - Mais recentemente, a experiência com o módulo de peticionamento começou a ser adotada para prestação de contas também fora do âmbito da Saeb. Tudo começou quando a prefeitura de Amargosa aderiu ao SEI Bahia Município, o projeto do Estado em parceria com o governo federal que está disseminando a tramitação eletrônica no interior por meio de parcerias com as prefeituras municipais para implantação do SEI.
O superintendente de Inovação e Modernização dos Serviços Públicos de Amargosa, Danillo Régis, conta que todos os meses as equipes da prefeitura sofriam com o grande volume de documentos em papel que precisavam ser entregues na Secretaria de Saúde do Estado (Sesab), em Salvador, para prestação de contas dos convênios da área. Em uma das reuniões para implantação do SEI no município, profissionais da prefeitura conversaram com o superintendente da Gestão e Inovação da Saeb, Luis Fernando Leite, em busca de soluções para resolver o problema.
“Assim que ele nos trouxe a dificuldade eu lembrei da experiência do Primeiro Emprego e pensei: já temos a solução para o problema”, conta Luis Fernando. O próximo passo foi entrar em contato com a Diretoria de Convênios da Sesab, que não só topou a ideia de implantar o módulo de peticionamento como encontrou na ferramenta a saída para os seus próprios problemas, já que as suas equipes tinham que receber e scannear um imenso volume de papéis dos processos de prestação de contas.
A princípio, a proposta encontrou entraves em função de uma preocupação com as exigências legais de guarda dos originais dos documentos de prestação de contas, que levavam a Diretoria de Convênios a manter em seus arquivos uma versão em papel de cada processo. Uma intermediação feita pela Saeb junto ao Tribunal de Contas dos Municípios dirimiu dúvidas, encontrando a base legal para que documentos eletrônicos também pudessem ser considerados como originais. O resultado foi um ganho de economia e praticidade não só para Sesab e o município de Amargosa mas para centenas de prefeituras e instituições filantrópicas que recebem recursos do Estado para a área de saúde. “O impacto foi tanto que o nosso servidor que trabalha com prestação de contas é um dos mais entusiasmados com os benefícios trazidos pelo Sistema Eletrônico de Informações”, testemunha Danillo Régis.
Fonte: Ascom/Saeb